Lexikon
Nachfolgend finden Sie eine Aufstellung der wichtigsten Begriffe zum Thema Einzelhandelssoftware, Großhandelssoftware, Verwaltungssoftware, Kassen und Kassensysteme, unserer Scannerkasse und Computerkasse und POS.
Begriffe:
- Scannerkasse
- Computerkasse
- POS
- electronic cash
- Strichcode
- Strichcodeleser
- EAN
- Chipkarten
- Kassentastatur
- Kassenbuch
- Mankohaftung
- x-Abschlag
- z-Abschlag
- Warenwirtschaft
- Filialkasse
- Linuxkasse
Scannerkasse
Eine Scannerkasse ist heute in der Regel eine Computerkasse, an die ein Lesegerät zur Erfassung eines Strichcodes angeschlossen wird. Diese auch Barcodereader oder Scanner genannten Lesegeräte werden als fest im Kassentisch installierte Versionen oder als Handgeräte angeboten. Durch die Erfassung der an den Waren angebrachten Strichcodes durch den Scanner wird der Kassiervorgang erheblich beschleunigt. Dies ist möglich, da mit den Strichcodes die EAN (European Article Number) oder die UPC (Universal Product Code) maschinenlesbar dargestellt werden. Der durch den Scanner erfasste Strichcode wird in die EAN übersetzt und an die Kassensoftware des Kassensystems übertragen. Da die EAN eindeutig ist, kann somit der entsprechende Artikel gefunden und seine Bezeichnung und sein Preis auf dem Bon ausgedruckt werden.
Computerkasse
Die Computerkasse ist eine Weiterentwicklung der Registrierkasse. Die Funktionen der Kasse werden jedoch nicht mehr mechanisch oder von elektronischen Schaltkreisen, sondern von einer Software zur Verfügung gestellt. Neben der Berechnung und Speicherung des Geschäftsvorfalles sowie des Ausdrucks eines Kundenbeleges bietet eine Computerkasse noch viele Funktionen. So werden bei jedem Verkaufsvorgang alle in der jeweiligen Menge verkauften Artikel erfasst und für vielfältige Auswertungen herangezogen. Oft ist ein Software für die Warenwirtschaft integriert sowie der Weiterleitung der Daten an die Buchhaltung sichergestellt.
Die Hardware einer Computerkasse ist heute meistens PC basierend. Für den Einzelhandel werden neben Bildschirm, Kassenlade, Drucker und Kassentastatur oft auch Scanner eingesetzt.
Je nach Einsatzgebiet kann eine Computerkasse aber auch mit Waagen, Kellnerschlössern, Kundendisplay oder mit einem Scheckkartenleser erweitert werden.
POS
Der Begriff POS (Point of Sale) zu deutsch die Verkaufsstelle wird heute häufig verwendet um technische Geräte oder um Marketingmittel zu bezeichnen. Kassensysteme (Computerkassen) werden daher auch POS-System genannt. Mit POS wird aber auch ein Abrechnungssystem bezeichnet bei dem der Kunde mit Bankkarte und Legitimation durch die PIN bezahlt. Hier spricht man auch vom POS-Terminal. Hingegen wird beim POZ (Point of Sale ohne Zahlungsgarantie) auf die Legitimation durch die PIN verzichtet und Zahlung erfolgt per Lastschrift.
electronic cash am POS
Das bargeldlose Zahlungsverfahren electronic cash unterscheidet vier verschiedene Arten:
- Garantierte Zahlungen (POS) Ein POS-Terminal (Point of Sales) ist ein Online-Terminal zum bargeldlosen Bezahlen. Bei dieser Zahlung wird mit einer Online-Verbindung über Datennetze und elektronische Prüfsysteme die Karte und die Geheimzahl geprüft und festgestellt, ob die Karte gesperrt ist und Ihr Kunde über den angegebenen Betrag verfügen kann. Die POS-Zahlung ist garantiert.
- Nicht garantierte Zahlungen (POZ) Abkürzung für (POS) Point-of-Sale-System ohne Zahlungsgarantie. Bei dieser Zahlung wird mit einer Online-Verbindung die Karte geprüft und festgestellt, ob eine Kartensperre vorliegt. Der ausgedruckte Lastschriftbetrag wird vom Kunden unterschrieben. Eine Prüfung, ob Ihr Kunde über den angegebenen Betrag verfügen kann, wird nicht durchgeführt. Die POZ-Zahlung ist kostengünstiger als die garantierte Zahlung, allerdings besteht die Möglichkeit der Zahlungsrückgabe durch das Kreditinstitut oder durch Ihren Kunden.
- Elektronisches Lastschriftverfahren (ELV) Bei dieser Zahlung wird keine Online-Verbindung aufgebaut. Das electronic cash-Terminal erstellt eine Lastschrift im Einzugsermächtigungsverfahren, die von Ihrem Kunden unterschrieben wird. Die ELV-Zahlung, die von den drei Arten die kostengünstigste ist, kann allerdings wie die POZ-Zahlung vom Kreditinstitut oder Ihrem Kunden zurückgegeben werden. Diese Zahlungsart verwenden Sie daher z.B. bei Ihrer Stammkundschaft oder bei kleineren Beträgen.
- Elektronische Zahlungen mit Chip Die magnetstreifenbasierte electronic cash-Funktion (POS) erfordert grundsätzlich eine Online-Verbindung des Händlerterminals zur zuständigen Autorisierungsstelle. Demgegenüber ermöglicht die chipbasierte Version Offline-Transaktionen, die auf Basis eines vom Institut vorgegebenen Verfügungsrahmens und Prüfung der im Chip gespeicherten PIN autorisiert werden.
Strichcode
Ein Strichcode (engl. Barcode) ist eine maschinenlesbare Schrift für eine Scannerkasse. Der Strichcode besteht aus verschieden breiten Strichen und Lücken die mit optischen Abtastern, den Strichcodelesern (Barcordreader) decodiert werden. Umgangssprachlich nennt man diese Lesegeräte auch Scanner. Im Laufe der Zeit sind für verschiedene Zwecke sehr viele verschiedene Strichcodes entwickelt worden. Der bei uns am weitesten verbreitete Handelsstrichcode ist der EAN-13 und EAN-8. Hier sind sowohl der Strichcode (ISO/IEC 15420) als auch der Inhalt (EAN) genormt.
Strichcodeleser
Mit dem Strichcodeleser (engl. Barcodereader) oder auch Scanner, kann man den Strichcode der auf vielen Artikeln angebracht wird erfassen. Die Strichcode wird dabei immer auf optischem Weg erkannt. Die heute gängisten Barcodereader sind CCD- oder Laserscanner. Bei den CCD Geräten wird der Barcode mit LEDs beleuchtet und die Hell- Dunkelzonen auf eine CCD-Zeile reflektiert. Beim Laserscanner wird der Laserstrahl über einen beweglichen Spiegel auf den Barcode reflektiert, die Hell- Dunkelzonen werden dann über einen Spiegel auf eine Fotozelle fokussiert. Laserscanner können einen Barcode auch über eine größere Distanz lesen, sind jedoch wegen der beweglichen Spiegel nicht so robust wie CCD-Scanner.
EAN
Die Internationale Artikelnummer (EAN), früher European Article Number (Europäische Artikel Nummer) ist eine 8 oder 13 stellige Zahl. Sie dient zur Kennzeichnung und Identifikation von Handelsartikeln. Die EAN wird in der Regel als Strichcode (Barcode) auf die Warenverpackung gedruckt. Dies beschleunigt den Kassiervorgang an Scannerkassen.
Die 13 Ziffern des EAN-13 haben folgende Bedeutung:
Die ersten 2 oder 3 Stellen sind die Ländernummer (Deutschland 40-43), es folgen 4 bzw 5 Stellen für die Betriebsnummer (Hersteller des Artikels), die nächsten 5 Stellen kann der Hersteller als Artikelnummer selber vergeben.
Zum Abschluss folgt an Stelle 13 die Prüfziffer.
Die Betriebsnummer wird von der jeweiligen EAN-Verwaltung des Mitgliedstaates, in Deutschland von der GS1 Germany, vergeben.
Die EAN-8 ist speziell für kleine Artikel, auf deren Verpackung nicht genügend Platz für eine lange Nummer vorhanden ist. Da sie nur begrenzt verfügbar ist, wird sie nur auf Antrag vergeben. Die Betriebsnummer endet mit zwei Nullen, die unterdrückt werden und es können nur 100 Artikel pro Betriebsnummer codiert werden.
Chipkarten
Auf Chipkarten sind die Daten in einem Mikrochip gespeichert der mittels Kontaktflächen (Goldkontakte auf der Plastikkarte) vom Cardreader ausgelesen werden. Auf Magnetkarten werden die Informationen in drei Spuren auf der magnetischen Fläche einer Karte gespeichert. Die Karte wird durch den Cardreader entweder manuell oder mechanisch gezogen, damit die Daten augelesen werden können. Magnetkarten werden auch als Kundenkarten eingesetzt.
Kassentastatur
Die Belegung der Kassentastatur mit Tasten ist speziell auf die Arbeitsabläufe an einer Kasse abgestimmt. Neben der schnellen Erfassung von Artikeln (sogenannten Schnelldrehern) unterstützt die Kassentastatur den (die) Kassierer(in) bei immer wiederkehrenden Aufgaben mit einer programmierten Tastenbelegung. Kassentastaturen werden auch sehr oft mit einem Kartenleser ausgestattet.
Kassenbuch
Das Kassenbuch ist ein Nebenbuch der Finanzbuchhaltung. Im Kassenbuch werden alle Geschäftsvorfälle, die mit Bargeld bezahlt werden erfasst. Der Saldo des Kassenbuches gibt an wieviel Bargeld sich in der Kasse des Unternehmens befindet. Der Saldo wird in der Geschäftsbilanz auf der Aktivseite im Umlaufvermögen aufgeführt. Das Kassenbuch muss folgende Informationen beinhalten: Datum des Geschäftsvorfalles, Einnahme, Ausgabe, Saldo, Belegnummer, erklärender Buchungstext.
Wird eine Kasse mit einer Computerkasse oder Registrierkasse geführt so werden im Kassenbuch Sammelbuchungen durchgeführt, die durch einen Registrierstreifen oder Kassenabschluss der Computerkasse zu belegen sind. Die Einzelbelege und das Kassenbuch unterliegen der Aufbewahrungspflicht.
Mankohaftung
Die Mankohaftung ist gesetzlich nicht geregelt. Gemeint ist die Haftung des Arbeitnehmers für Kassenfehlbeträge oder Fehlmengen für Waren die im anvertraut wurden. Eine Mankohaftung kann individuell zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart werden. Sie ist jedoch nur zulässig wenn der Arbeitnehmer ein Mankogeld erhält, das einen angemessenen wirtschaftlichen Ausgleich für das erhöhte Risiko darstellen muss, und der Arbeitnehmer muss die alleinige Verfügungsgewalt über die Kasse oder den Warenbestand haben. Ist keine Mankohaftung vereinbart, haftet ein Arbeitnehmer nur bei schuldhafter Verletzung des Arbeitsvertrages.
x-Abschlag
Der x-Abschlag ist eine Auswertung aller an der Computerkasse verkauften Waren und geleisteten Zahlungen des Tages. Er gibt Aukunft welche Waren wie oft und zu welchem Preis verkauft wurden. Der x-Abschlag kann auch nach Artikelgruppen mit Gesamtpreisen sortiert sein. Der x-Abschlag kann zu jeder Zeit und beliebig oft durchgeführt werden.
z-Abschlag
Der z-Abschlag, auch Tagesabschluss genannt ist die letzte Aktion an der Computerkasse. Er dient der Abrechnung aller an der Computerkasse getätigten Einnahmen und Ausgaben (Bargeld und Bargeldlos), sowie aller getätigten Umsätze pro Artikel und nach Gruppen. Der z-Abschlag sollte nicht beliebig wiederholbar sein, da er den Saldo des Tages und die Basis für den folgenden Tag darstellt.
Warenwirtschaft
Die Warenwirtschaft oder Materialwirtschaft übernimmt die Abstimmung der Warenbewegungen zwischen Lieferanten, Produktion und Kunden. Sie verwaltet alle Materialbewegungen innerhalb eines Unternehmens und zwischen dem Unternehmen und seinen Partnern. Wird die Warenwirtschaft durch eine EDV gesteuert spricht man von einem Warenwirtschaftssystem. Je nach Integrationsgrad übernimmt ein Warenwirtschaftssystem Funktionen aus der Beschaffung, Logistik, Produktion und Vertrieb. Die Beschaffung übernimmt dabei die Prüfung des Marktes mit Feststellung der Preise, die Vertragsverhandlungen mit den ausgewählten Lieferanten, die Anlieferung und Warenannahme sowie das Lager mit dem innerbetrieblichen Transport. Mit der Logistik wird die Organisation der sechs „R“ durchgeführt. Die richtige Menge der richtigen Güter zur richtigen Zeit in der richtigen Qualität zu den richtigen Kosten am richtigen Ort. Der Vertrieb verwaltet die am Markt realisierbaren Verkaufspreise, plant die möglichen Absatzzahlen, nimmt die Aufträge entgegen und sorgt für die zeitnahe Fakturierung.
Filialkasse
Man spricht von einer Filialkasse, wenn eine Computerkasse im filialisierten Einzelhandel eingesetzt wird. Eine Filialkasse ist dann nicht mehr eigenständig sondern arbeitet in einem vernetztem System von Computern am POS (Point Of Sale). Die Filialkasse erhält alle notwendigen Daten für den Verkauf, wie Artikel, Beschreibungen, Verkaufspreise, Werbeaktionen u.s.w. von einem zentralen Computerprogramm wie z.B. EuroOffice. Und liefert im Gegenzug alle Daten die beim Verkauf anfallen (-wann wurden welche Artikel an wen und in welcher Menge verkauft-) an die Zentrale. Die Filialkasse ist somit Bestandteil eines integrierten Filialsystems (Warenwirtschaftssystems), die einen Filialbetrieb bei der Beschaffung, der innerbetrieblichen Logistik und dem Verkauf unterstützen.
Linuxkasse
Die Linuxkasse ist eine Computerkasse die ihren Namen durch das verwendetet Betriebssystem erhält. Linux ist ein freies Betriebssystem dessen Entwicklung von Linus Torvald begonnen wurde und dann von Softwareentwicklern auf der ganzen Welt weiterentwickelt wurde und bis heute weiterentwickelt wird. Bei einer Linuxkasse sind keine Lizenzgebühren für das Betriebssystem zu bezahlen.